บริษัทต้องรับมืออย่างไร ในยุค Covid-19 ??           การระบาดของเชื้อไวรัสโควิด 2019 (Covid-19) ในทุกวันนี้ เป็นภัยร้ายแรงระดับโลก สร้างผลกระทบทุกภาคส่วน อย่างที่ทุกท่านได้เห็น ทั้งในด้านสุขภาพของบุคคลทั่วไป รวมไปถึงภาคองค์กร ไม่ว่าจะเป็นผลกระทบต่อเศรษฐกิจ และการทำงาน

          เราขอเป็นส่วนหนึ่งในการสร้าง checklist ให้ทุกท่าน เพื่อตรวจสอบความพร้อมด้านITขององค์กรของท่าน ในการรับมือวิกฤต Covid-19 ในครั้งนี้

1. พนักงานของท่านมีเครื่องสำหรับทำงานจากบ้านหรือยัง?           สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ คือการเตรียมพร้อมสำหรับการทำงานลักษณะ Work From Home ของพนักงาน ซึ่งหลักสำคัญคือการเตรียมเครื่องมือให้พนักงานทุกคนสามารถนำกลับบ้านเพื่อทำงานได้ หากพนักงานมี Notebook อยู่แล้ว อาจไม่น่าหนักใจนัก แต่หากองค์กรของคุณใช้งาน PC เป็นหลัก ทางออกสำหรับเครื่อง User อาจมีได้หลายทาง ตามด้านล่างดังนี้

     1.1 เครื่องเช่า Notebook           การเช่า Notebook ระยะสั้น เป็นที่นิยมอย่างมากในสถานการณ์ปัจจุบัน ถือเป็นการแก้ปัญหาในช่วงวิกฤตแบบนี้ได้ตรงจุด ในกรณีที่แต่ละองค์กรไม่มีความจำเป็นต้องซื้อเครื่องใหม่ในเวลานี้ การเช่าอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่น้อยกว่า ช่วยเพิ่มสภาพคล่องให้กับธุรกิจ

     1.2 เครื่องเช่า PC           เนื่องจากความต้องการ Notebook สูงมากในปัจจุบัน อีกทางเลือกที่น่าสนใจ คือการเช่า PC เครื่องเล็ก เช่น Model HP Desktop Mini, Dell Micro หรือ Lenovo Tiny ที่สามารถให้พนักงานต่อกับจอคอมพิวเตอร์หรือจอโทรทัศน์ที่บ้านได้

     1.3 ซื้อเครื่อง Notebook, PC ใหม่           ให้วิกฤตครั้งนี้ เป็นโอกาสในการรื้อโครงสร้างอุปกรณ์ไอทีในองค์กรของท่าน หากคอมพิวเตอร์ในองค์กรมีการใช้งานมานานและหมดประกันแล้ว อาจเป็นโอกาสในการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้มีความทันสมัย และรับกับเทคโนโลยีในปัจจุบันมากยิ่งขึ้น

1.4 เช่าซื้อ/เช่าใช้ เครื่อง Notebook, PC           หากธุรกิจของท่านต้องการซื้อเครื่อง แต่ในขณะเดียวกัน ต้องบริหารกระแสเงินสดในช่วงวิกฤตนี้ ท่านอาจดูในเรื่องการ เช่าใช้ หรือ เช่าซื้อเป็นทางเลือก เพื่อไม่ให้เงินสดจมไปกับการจ่ายสินทรัพย์ในรอบเดียว ดูรายละเอียดสำหรับการเช่าได้ที่นี่

2. พนักงานมี Internet พร้อมทำงานจากบ้านหรือไม่?           การให้เครื่องคอมแก่พนักงานไปที่บ้าน ต้องคำนึงถึง internet ของแต่ล่ะบ้านด้วย เพื่อความเป็นมาตรฐาน และมั่นใจได้ว่าพนักงานจะไม่ต้องเป็นกังวล ท่านอาจเลือกเป็น Pocket Wifi/ 4G Router พร้อม sim  เพื่อให้พนักงานนำกลับไปทำงานได้อย่างไม่ติดขัด

3. มี Software ในการรับมือการทำงานระยะไกลหรือไม่?           ในช่วงเวลาที่ทุกคนต้องคำนึงถึง social distance นั้น พนักงานของท่านอาจต้องทำงานจากบ้าน เพื่อไม่ให้สัมผัสกัน สิ่งสำคัญ คือการสำรวจองค์กรของท่าน ว่ามี license สำหรับการประชุม Online Conference หรือการ Share File ร่วมกันหรือไม่ โดยอาศัย Checklist ดังนี้

     3.1 Online Conference Software           หากองค์กรของท่านมีโปรแกรมที่ใช้ประจำอยู่แล้ว เรื่องนี้อาจไม่กระทบมากนัก นอกจากการตรวจเช็คว่ามี license ครอบคลุมสำหรับพนักงานที่จำเป็นทุกท่าน แต่หากท่านไม่เคยใช้โปรแกรมเหล่านี้มาก่อน วิธีง่ายที่่สุดคือการสำรวจว่าเรามีอะไรบ้าง หากองค์กรของท่านใช้ Microsoft O365 อยู่แล้ว เป็นโอกาสอันดีมาก ที่ท่านจะได้เริ่มใช้ Microsoft Teams ภายในองค์กร ซึ่งมาพร้อม O365 ของท่านอยู่แล้ว หรือท่านอาจดู Software อื่นๆที่มีให้เลือกดังนี้ Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Bluejeans เพื่อเริ่มใช้งานในองค์กรของท่านตามความเหมาะสม

     3.2 Collaborative Software           การทำงานร่วมกันเป็นทีม หากอาศัยการส่งไฟล์ทางอีเมลอย่างเดียว อาจทำให้เกิดความไม่สะดวกอีกต่อไปในปัจจุบัน ท่านอาจต้องคำนึงถึงความคล่องตัวในการทำงานร่วมกัน วิธีที่รวดเร็วและอย่างง่าย คือ SharePoint หรือ Google Drive เพื่อแก้สถานการณ์เฉพาะหน้านี้ และในอนาคตอาจเป็นโอกาสในการเริ่มปรับตัวเพื่อให้ Software มีส่วนช่วยให้ทีมของท่านทำงานคล่องตัวมากขึ้น

4. อุปกรณ์ Online Conference สำหรับสื่อสาร           เช่นเดียวกันการเตรียมการ software ในด้านบน อุปกรณ์ในการสื่อสารมีความสำคัญเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น Speaker ,Microphone, Conference Device หรือ Webcam สำหรับจัดห้องประชุมเฉพาะกิจ และให้พนักงานพกพาไปทำงานจากที่บ้าน รายละเอียดเพิ่มเติม ท่านอาจสำรวจความต้องการเบื้องต้นว่าต้องการอุปกรณ์สำหรับการประชุมกี่คน และที่สำคัญคือใช้งานร่วมกับ Software ไหน ที่จะสามารถ compatible กับอุปกรณ์นั้นๆ ตัวเลือกกล้องมีให้ท่านเลือกมากมาย ตามความคมชัด และมุมองศาของกล้อง หากท่านมีความสนใจเพิ่มเติม สามารถปรึกษาพนักงานขายของเราได้

5. มีอุปกรณ์จัดเก็บไฟล์แล้วหรือยัง?           นอกเหนือจากการใช้ collaborative Software อีกทางเลือกหนึ่งหากองค์กรของท่านยังไม่มี Server ในการจัดเก็บไฟล์ เราแนะนำให้ท่านเลือกดูเป็น Storage ประเภท NAS (Network Attached Storage) ซึ่งมีความจุมาก และสามารถแชร์ไฟล์ต่างๆ ผ่านอินเตอร์เน็ตได้ (Internet) ภายใต้ network ของบริษัท สามารถใช้เป็นสื่อกลางในการบันทึกข้อมูลที่ทุกคนในบริษัทสามารถเข้าถึงไฟล์งานได้อย่างง่ายดายจากที่ไหนก็ได้ อย่าง QNAP หรือ Synology เป็นต้น กรณีนี้จะช่วยในการป้องกันข้อมูลในองค์กรของท่านด้วย โดยพนักงานจะต้องทำการ VPN เข้ามาเพื่อ access file ต่างๆของบริษัท หรือจะใช้ผ่าน Cloud ของ NAS โดยตั้งค่ากำหนดการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ จากผู้ดูแลระบบได้ โดยจะสามารถใช้ได้ทั้ง PC, Notebook หรือ Smart Phone เป็นต้น (เพิ่มเติมเกี่ยวกับ NAS คลิกที่นี่)

6. เตรียมอุปกรณ์ป้องกันดูแลเครื่องใช้ไฟฟ้าในองค์กรของท่าน           ในช่วงเวลาที่ท่านไม่ได้เข้าออฟฟิศ สิ่งที่ควรคำนึงถึงคือ อุปกรณ์ไฟฟ้าที่ทิ้งไว้ กรณีเกิดปัญหาไฟตก ไฟดับ ควรมีเครื่องสำรองไฟเพื่อ support เพื่อช่วยให้ Server หรือ NAS ของบริษัทคุณทำงานได้อย่างต่อเนื่องไม่สะดุด โดยควรคำนวณค่า watts/VA ให้เหมาะสม และเผื่อเวลาสำรองให้ยาวนานขึ้น (ทำความรู้จักกับ UPS ได้ที่นี่)

ท่านอาจพิจารณาจากหัวข้อต่อไปนี้

     6.1 UPS ของท่านสำรองเวลาเพียงพอหรือไม่          ในช่วงเวลาที่ไม่ได้อยู่ใกล้เครื่อง server สำคัญของบริษัท ท่านควรคำนึงว่า UPS ของท่านสำรองไฟเพียงพอหรือไม่ โดยทาง APC มีโปรโมชั่นช่วยเหลือในการ รับเทิร์น UPS เก่าของท่าน แลกส่วนลดการซื้อเครื่องใหม่ เพื่อให้ท่านเตรียมพร้อมได้อย่างเต็มที่ 

     6.2 ท่านสามารถ monitor การทำงานของ UPS จากบ้านได้หรือไม่           ในปัจจุบัน มีเทคโนโลยีที่เรียกว่า smart connect เข้ามาช่วยเหลือทุกท่านให้สามารถ monitor การทำงานของ UPS จากบ้านได้ เพื่อความสะดวกในการทำงาน (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Smart Connect ที่นี่)

7. ทำความสะอาดอุปกรณ์ไอทีทุกชิ้นหรือยัง?           ท่านจะแน่ใจได้อย่างไร ว่าอุปกรณ์ไอทีของท่าน ไม่ใช่พาหะของเชื้อไวรัส Covid-19 เพราะเหตุนี้เอง การทำความสะอาดคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่สำคัญมาก ทั้งซอกคีย์บอร์ด และเมาส์ รวมถึงตัวเครื่องที่เราอาจสัมผัส หรือพกพาไปวางตามที่สาธารณะ หมั่นทำความสะอาดเครื่องมือของคุณ รวมถึงมือของคุณก่อนใช้งานคอมพิวเตอร์ โดยปกติ ควรทำความสะอาดควรทำอย่างน้อยเดือนละ 1-2 ครั้ง เพื่อลดการสะสมของฝุ่นและเชื้อโรคต่างๆ สามารถอ่านการทำความสะอาดเพิ่มเติมได้ที่นี่ แต่ในวิกฤตเช่นนี้ ท่านอาจหมั่นทำความสะอาดบ่อยขึ้น